Business Case: Migration einer lokalen MS Exchange 2010 Instanz zu Office 365 beim Zentrum >guterhirte< e.V. in Ulm

Kunde: guterhirte e.V., Zentrum für Kinder-, Jugend- und Familienhilfe, Prittwitzstraße 13 – 17, 89075 Ulm.

Das Zentrum >guterhirte< ist mit seinen Angeboten eine Einrichtung der Erziehungshilfe auf der Basis eines gemeinnützigen Vereins in Ulm. Das Zentrum >guterhirte< arbeitet im Rahmen des Kinder- und Jugendhilfegesetzes mit jungen Menschen und deren Familien. Hierfür stehen unterschiedliche Hilfsangebote von sozialpädagogischen, heilpädagogischen und therapeutischen Fachkräften zur Verfügung. Sie umfassen stationäre, teilstationäre und ambulante Angebote sowie eine Kindertagesstätte.

Ausgangssituation und Herausforderungen

  • Das Zentrum >guterhirte< e.V betreibt in einer gewachsenen Infrastruktur über 50 lokale Postfächer auf einem virtualisierten Exchange 2010 Server, jedoch mit einer hierfür nicht ausreichenden Verbindungsbandbreite.
  • Es besteht die Notwendigkeit, dass User sowohl aus dem lokalen Netz als auch von externen Wohngruppen und mobil auf die benötigten Daten, wie z.B. Email, Termine, Kontakte, Adressbücher und Ressourcen zuverlässig zugreifen können.
  • Der lokale IT-Ansprechpartner ist zeitlich bereits stark ausgelastet und das notwendige komplexe Know-How für eine Exchange Migration ist nicht im notwendigen Umfang vorhanden. Durch Updates, Upgrades und die betriebsnotwendigen Wartungsarbeiten kam es immer wieder zu Dienstunterbrechungen und damit auch zu Verfügbarkeitsmängeln.
  • Die notwendige Einarbeitung von Mitarbeitern in Betrieb und Pflege von MS Exchange Serverumgebungen erzeugt Aufwand und Kosten. Daher entschied sich das Zentrum >guterhirte< e.V für die Systemhaus Ulm GmbH als externen Dienstleister und die Migration zu einer komfortablen Cloud Lösung mit MS Office 365.

„Unseren herzlichen Dank an unseren EDV-Betreuer, Arnold Kühnle, der uns gemeinsam mit dem Geschäftsführer des Systemhauses Ulm GmbH, Martin Mayr, unterstützt. Er nimmt unsere Hilferufe stets umgehend entgegen, wenn die EDV mal wieder nicht so funktioniert, wie wir es uns vorstellen. Zu jeder Tages- und Nachtzeit bringt er unsere Systeme hochkompetent wieder zum Laufen.“

Die Lösung der Systemhaus-Ulm GmbH

Das Zentrum >guterhirte< e.V. nutzt bereits seit ca. 10 Jahren eine MS Exchange/Outlook Plattform als Kommunikationslösung. Durch die mit den Jahren stetig steigenden Anforderungen in der Nutzung erhöhte sich sukzessive die Komplexität so dass sich die IT Verantwortlichen zunehmend im Spannungsfeld zeitlicher Engpässe und gleichzeitiger betrieblicher Notwendigkeit befanden. Die Systemhaus Ulm GmbH schlug zur Lösung der Engpasssituation die komfortable MS Office 365 Cloud Plattform vor und implementierte diese beim Zentrum >guterhirte< e.V..

Die Office 365 Cloud Plattform bietet für den Kunden die idealen Bedingungen für einen reibungslosen Betrieb des Exchange-Backends mit weiteren Funktionalitäten wie beispielsweise Antivirus -, Antispam-, Anti-Malware Schutz, Archivierung, Data Loss Prevention (DLP) und Rechteverwaltung. Ein enormer Vorteil der Cloud-Lösung ist die georedundante Datenverfügbarkeit, die permanent einen unterbrechungsfreien Betrieb gewährleistet. Zusätzlich profitiert der Kunde von weiteren Vorteilen, wie der dringend benötigten, hohen Bandbreite auf der Backendseite und der ubiquitären Erreichbarkeit des Systems.  Zudem wird das gesamte System durch stets aktuelle Updates und Versionen unterbrechungsfrei durch den Hersteller gewartet und gepflegt und ist damit ohne Aufwand beim Kunden stets auf dem neuesten Stand.

Das Resultat

Das Zentrum >guterhirte< e.V. verfügt durch die Implemetierung der MS Office 365 Plattform nun über eine einfach zu administrierende Infrastrukturkomponente zum gemeinsamen Arbeiten und Datenaustausch die einen unterbrechungsfreien Serverbetrieb zuverlässigen und stabilen Serverzugriff gewährleistet. Die Lösung ist zudem zeitgemäß und wartungsfrei und spart dem Kunden somit zusätzliche Wartungskosten, Zeit und Aufwand. Mit der Implementierung der MS Office 365 Plattform konnten wir zeitnah eine Lösung realisieren, die für unseren Kunden über die idealen Eigenschaften verfügt:

  • Verbesserung der betrieblichen IT-Infrastruktur durch eine aktuelle, leistungsstarke Cloud Lösung.
  • jederzeit Datenverfügbarkeit weltweit auch auf große Datenvolumen und verbesserter mobiler Workflow.
  • Datensicherheit durch Georedundanz.
  • Reduzierung von Wartungsaufwand und Kosten.

Interessieren Sie sich für unsere Managed Services für Microsoft Office 365?
Sprechen Sie mit uns:  Tel. 0731/93 40 64 40; E-Mail:info@systemhaus-ulm.de.